”Nu måste jag springa för jag har ett möte om fem minuter. Det är det som är mitt jobb – att ha möten. Hej då!”

Så sa en chef över ett team till mig och jäktade iväg till sitt tredje, fjärde eller femte möte den dagen. Den personens jobb var inte att ha möten, utan att leda sitt team framåt i arbetet. Möten är bara ett av flera verktyg för att åstadkomma den framåtrörelsen.

Det kostar att samla många människor vid exakt samma tid och ibland på samma plats. Trots det bjuds det in till möten hej vilt på de flesta arbetsplatser. Vissa upplever att de aldrig hinner utföra sina arbetsuppgifter på grund av mängden möten som fyller kalendern.

Möten är som sagt ett bra verktyg för att komma framåt i arbetet. Men det finns tyvärr gott om dåliga möten. Ibland är de ogenomtänkta och blir därmed oproduktiva. I värsta fall leder de inte till något av värde. Och ibland borde möten inte ens vara möten.

Möte eller mail?

Jag har i många år följt en tumregel för när jag ska bjuda in till ett möte och när jag ska maila istället.

Om jag ska dela information mailar jag. Det är onödigt att avbryta en eller flera människors arbetsdag exakt samtidigt bara för leverera information. Mottagaren kan ta del av informationen när hen har tid och dessutom göra det i sin egen takt.

Om jag vill diskutera, planera och ta beslut bjuder jag in till ett möte. Att föra diskussioner via mail är segt. Särskilt om fler än två personer är inblandade. I och med att inte alla sitter och mailar hela dagarna kan beslut snabbt dra ut på tiden.

Den enda gången jag tycker att det är bättre att dela information under ett möte är när informationen förväntas röra upp mycket känslor eller leda till många frågor. Då är det både trevligare och klokare att mötas öga mot öga.

En övning

I min kurs om mötesteknik har jag en nyttig övning utifrån ovanstående tumregel:

• Analysera den senaste veckans möten i din kalender. Hur många av dem hade varit bättre som mail?
• Analysera dina mailkonversationer från den senaste veckan. Hur många av dem hade varit effektivare som möten?

Många brukar framförallt märka att en hel del möten utan problem kan omvandlas till mail.

Färre möten gör våra dagar mindre upphackade och vi får möjlighet att jobba fokuserat med våra arbetsuppgifter. Vi kan dessutom lägga möteskrutet där det verkligen behövs, och se till att de möten vi håller är planerade och väl förberedda.

Tips: Lär dig hålla bra möten och skapa en hållbar möteskultur på jobbet genom att gå min kurs om mötesteknik.